Transferir la propiedad de cuadros de mando en Data Studio

En esta entrada voy a explicar cómo transferir la propiedad de cuadros de mando en Data Studio. Cuando creamos un cuadro de mando con Data Studio desde cero, automáticamente pasamos a ser propietarios del mismo. 

En mi caso, no era consciente de esto hasta que tuve que transferir la propiedad de un cuadro de mando a un cliente. Caí entonces en la cuenta de que no era posible, ya que Data Studio no permite transferir la propiedad a un usuario de otro dominio distinto al del propietario.

A día de hoy, la solución a este problema pasa por hacer una copia del cuadro de mando, sin embargo, todas las configuraciones personalizadas que se hayan hecho en la fuente de datos (como pisar los nombres de las métricas y dimensiones, las métricas calculadas o nuevas dimensiones, etc..) se perderán y habrá que configurarlo nuevamente, lo que es un fastidio y puede dar lugar a errores.

La solución será diferente si queremos traspasar la propiedad del cuadro de mando en Data Studio a un usuario de otra organización o si es un usuario interno, de nuestra propia organización. Antes de nada y en todos los casos, hay que otorgar permisos en el origen de la fuente de datos al nuevo dueño de los cuadros.

Transferencia de la propiedad a usuarios con el mismo dominio.

En este caso, la transferencia será más rápida y se puede hacer directamente. Los pasos serán dos:

  1. Transferir  la propiedad de las fuentes de datos.
  2. Transferir la propiedad el dashboard

La tarea es sencilla, sin embargo Data Studio tiene todavía algunos problemas de usabilidad y a veces cuesta encontrar la opción.

Estas opciones están disponibles haciendo click sobre los tres puntitos que aparecen en el  listado de fuentes de datos y de dashboards, en la página principal de data studio. Compartiremos primero otorgando permiso de edición. Es entonces cuando aparece la opción para cambiar la propiedad y no antes. 

Primero compartimos la fuente de datos con el nuevo usuario desde el menú principal

menú fuente de datos data studio

Haciendo click en los tres puntitos:

compartir fuente de datos data studio

Una vez compartido, ahora sí nos aparecerá la opción para cambiar de dueño la fuente (siempre que los usuarios tengan el mismo @midominio.com :

cambiar propiedad fuente de datos data studio

Transferencia de la propiedad a usuarios de otro dominio

En este caso, la operación es un poco más engorrosa:

  1. Compartimos todas  las fuentes de datos que afecten al cuadro de mando, tal y como hemos hecho en el apartado anterior.
  2. Hacemos una copia de las fuentes de datos (la opción está un poco escondida, hay que abrir la fuente de datos desde el menú de fuentes de datos)                                                                        copiar fuente de datos data studio
  3. Reconectamos las fuentes (hemos de tener permisos) cuando lo solicite.
  4. Ahora compartimos el cuadro de mando, desde el propio cuadro o desde el menú.
  5. Hacemos una copia del cuadro de mando (ahora que ya será nuestro) desde el propio cuadro                                                                                                                                                                             copiar cuadro de mando data studio          
  6. Al hacer la copia, nos aseguraremos de cambiar las fuentes de datos, escogiendo las copiadas anteriormente (que ya serán nuestras). Yo al copiar las fuentes de datos, cambio los nombres, para poder identificarlas luego en el listado más fácilmente.      

seleccionar fuente de datos data studio5

Si transferimos de esta manera, las métricas calculadas y otras configuraciones de las fuentes de datos se mantendrán.

Es un proceso bastante engorroso, sin embargo, si tenemos cuadros de mando muy trabajados y con muchas fuentes de datos, es más sencillo transferir la propiedad de este modo que replicando las configuraciones todas las fuentes.

Conoces un modo mejor para transferir la propiedad de cuadros de mando en Data Studio? Si es así, cuéntalo en los comentarios!

 

Autor:

Consultor de Analítica Digital en la Consultora de Analítica y Optimización Web Metriplica. Me puedes encontrar en LinkedIn y Twitter

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